organización

En la actualidad existe una creciente necesidad de profesionales, tanto en el mundo empresarial como en el institucional, relacionados con la correcta Organización y Gestión de Eventos. Como explican en IOMK – Agencia de Comunicación, “según las estrategias de comunicación y las estrategias de marketing de las empresas, la organización de eventos puntuales es una de las acciones más eficaces que se pueden llevar a cabo”. Esto se debe  al creciente interés de las empresas en relacionarse con sus diferentes públicos a través de los distintos tipos de eventos.

La creación de una experiencia humana que permite a las compañías difundir sus mensajes de forma óptima, convierte a esta práctica bien planificada en una herramienta idónea. No sólo a nivel del evento en sí mismo, sino también en cuanto a las acciones que se desarrollan previa y posteriormente al evento en cuestión.

Los eventos están cogiendo cada vez más fuerza tanto en número como en intentos de mejorar su calidad, por lo que se necesitan profesionales de la comunicación bien formados para poder llevar a cabo cada una de las acciones necesarias. Si queremos organizar un evento de marketing tenemos que comunicarlo muy bien, ser muy cercanos y ser muy honestos, hay que ser coherentes y mostrarnos con naturalidad ya sea online u offline.

Habilidades necesarias

Según ISEMCO (International School of Event Management & Communication), estas son las habilidades que un profesional de la organización de eventos debe controlar:

Pasos para la buena organización

Por otro lado, estas habilidades se deben desarrollar y demostrar en los 7 pasos para la buena organización de un evento, que según UOC y Jesuitas Educación son:

1. Determinar el tema del evento
2. Determinar cuál es la finalidad del evento, para enfocar bien las acciones
3. Aclarar para qué sirve este evento. ¿Qué quiero ofrecer a los participantes? ¿En qué les va a ayudar? ¿Qué necesidad les quiero satisfacer?
4. Preguntarse cuál es nuestro público y cómo puedo llegar a él. Quién puede estar interesado en mi evento y qué canales puedo utilizar para dar a conocer mi evento. Si el evento ya es conocido, hemos de ver cómo fidelizar a los participantes para que vuelvan a la siguiente edición.
5. Pensar qué expertos o invitados puedo invitar para que motiven a la gente a apuntarse al evento y para que le den prestigio.
6. En temas más organizativos, hay que hacer un plan de trabajo y articular un equipo adecuado.
7. Tener clara toda la parte material. Conocer el presupuesto del que disponemos y buscar patrocinadores, partners, etc. Calcular los costes, buscar una buena localización, buscar proveedores de servicios para eventos, etc.

Los profesionales que organizan y gestionan eventos de marketing y comunicación, deben interpretar el briefing, contratar proveedores, actores y agentes, y asistir y dirigir los eventos para cumplir con lo establecido en el plan de comunicación empresarial. Asimismo, debe elaborar el plan de medios publicitarios de la empresa combinándolos adecuadamente y realizar su seguimiento y control para que se ejecute en su totalidad, y debe elaborar materiales promocionales e informativos, respetando la normativa vigente en materia de publicidad y utilizando técnicas y aplicaciones informáticas de edición y diseño en diversos soportes para difundirlos según los planes programados.

Muchas pequeñas y medianas empresas no pueden contar entre su personal a profesionales que se dediquen en exclusiva a estas labores, o bien, los que tienen no están completamente formados. Por eso desde CSC Comunicación Digital se ofrece la posibilidad de contratar estos servicios, como las funciones de marketing y comunicación integral de cada evento, para que el tamaño de tu empresa no suponga un hándicap para obtener las mejores herramientas de marketing y comunicación.